Anbietungspflicht

Die Verfassungsorgane, Behörden, Gerichte, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder deren Vereinigungen sind gemäß § 4 Abs. 1 BbgArchivG verpflichtet, alle Unterlagen, die nicht mehr für das Verwaltungshandeln benötigt werden und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen ist, dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv anzubieten. Dies hat spätestens dreißig Jahre nach der Entstehung der Unterlagen - das heißt nach ihrer Weglegung bzw. Schließung - zu erfolgen, soweit nicht Rechtsvorschriften oder Verwaltungsvorschriften oberster Landesbehörden längere Aufbewahrungsfristen festlegen. Anzubieten sind auch jene Unterlagen, die bei Rechts- oder Funktionsvorgängern entstanden sind.

Unterlagen sind gemäß § 2 Abs. 5 BbgArchivG sämtliche Aufzeichnungen insbesondere Akten, Amtsbücher, Urkunden, Handschriften und andere Schriftstücke, Dateien, amtliche Druckschriften, Pläne, Karten, Plakate, Siegel, Petschaften, Bild-, Film-, Tondokumente, maschinenlesbare sowie sonstige Informationsträger einschließlich der zu ihrer Auswertung, Sicherung und Nutzung erforderlichen Hilfsmittel und Programme.

Die allgemeine Anbietungspflicht umfasst gemäß § 4 Absatz 2 auch Unterlagen, die

1. personenbezogene Daten enthalten, welche nach einer Rechtsvorschrift des Landes gelöscht oder vernichtet werden müssten oder nach Rechtsvorschriften des Bundes oder des Landes gelöscht werden könnten, sofern die Speicherung der Daten nicht unzulässig war oder

2. einem Berufs- oder Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegen. Die nach § 203 Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4 a des Strafgesetzbuches geschützten Unterlagen einer Beratungsstelle dürfen nur in anonymisierter Form angeboten und übergeben werden.

Das Brandenburgische Datenschutzgesetz verweist in § 19 Abs. 4 BbgDSG ebenfalls auf die allgemeine Anbietungspflicht: Abgesehen von den Fällen des Absatzes 2 Satz 1 Buchstabe a ("Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn ihre Speicherung unzulässig ist") ist von einer Löschung abzusehen, soweit die gespeicherten Daten aufgrund des Brandenburgischen Archivgesetzes dem zuständigen öffentlichen Archiv zur Übernahme anzubieten sind und von diesem übernommen werden. Mit der Anbietung und Übergabe von Schrift- bzw. Archivgut an das BLHA erfüllt die aktenführende Stelle somit spezialgesetzliche Löschungsvorschriften.

Anbietung von Daten aus IT-Verfahren (maschinenlesbare Datenbestände)
Die allgemeine Anbietungspflicht umfasst gemäß § 4 Abs. 7 BbgArchivG auch die digitalen Unterlagen. Aus Gründen der Vorbereitung entsprechender Schnittstellen und um die Lesbarkeit der Unterlagen dauerhaft zu erhalten, sollte eine frühzeitige Anbietung der Unterlagen an das Archiv erfolgen, um rechtzeitig zu einer Festlegung über Art und Umfang sowie die Form der Übermittlung der anzubietenden Daten zwischen der anbietenden Stelle und dem zuständigen öffentlichen Archiv zu kommen. Datenbestände, die aus verarbeitungstechnischen Gründen vorübergehend vorgehalten werden, sind nicht anzubieten.

Drucksachen und andere Veröffentlichungen
Bestandteil der allgemeinen Anbietungspflicht sind gemäß § 4 Abs. 8 BbgArchivG auch Exemplare aller von der anbietungspflichtigen Stelle herausgegebenen oder in ihrem Auftrag erscheinenden amtlichen Drucksachen und anderen Veröffentlichungen.

Ausnahme aus der Anbietungspflicht
Ausgenommen von der allgemeinen Anbietungspflicht sind gemäß § 4 Abs. 3 BbgArchivG lediglich solche Unterlagen, deren Offenbarung gegen das Brief-, Post- oder Fernmeldegeheimnis verstoßen würde.

Anbietungsverfahren
Dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv ist die Aussonderung von Unterlagen schriftlich anzuzeigen. Die aussonderungsfähigen Unterlagen sind in einem Aussonderungsverzeichnisses (Vorlagen im Unterpunkt Handreichungen und weiterführende Links) zu erfassen und anzubieten. Alle Unterlagen sind unverändert anzubieten. Das Brandenburgische Landeshauptarchiv entscheidet dann gemäß § 5 Abs. 1 und 3 BbgArchivG innerhalb eines halben Jahres über die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen.

Befreiung von der Anbietungspflicht
Juristische Personen des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht des Landes unterstehen, und ihre Vereinigungen sind von dieser Anbietungspflicht befreit, wenn sie ein eigenes öffentliches Archiv unterhalten, das den archivfachlichen Voraussetzungen im Sinne des §2 Abs. 8 BbgArchivG genügt, oder wenn die Unterlagen bei einer entsprechenden archivischen Gemeinschaftseinrichtung archiviert werden. Ob ein solches Archiv den archivfachlichen Voraussetzungen genügt, entscheidet das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur des Landes Brandenburg als oberste Archivbehörde im Benehmen mit dem Archivträger.

Vereinbarung über die Ausnahme aus der Anbietungspflicht
Zwischen dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv und der anbietenden Stelle bzw. der jeweils zuständigen obersten Landesbehörde (bei oberen und unteren Landesbehörden, Einrichtungen des Landes und Landesbetrieben) kann gemäß § 4 Abs. 6 BbgArchivG in Vereinbarungen:

  1. Art und Umfang der anzubietenden Unterlagen vorab festgelegt werden,
  2. auf die Anbietung von Unterlagen von offensichtlich geringer Bedeutung verzichtet werden und
  3. der Umfang der anzubietenden gleichförmigen Unterlagen, die in großer Zahl erwachsen, im Einzelnen festgelegt werden.