Übergabe von Archivgut

Übergabe von papiergebundenen Unterlagen

Die Übergabe der durch das Brandenburgische Landeshauptarchiv als archivwürdig bewerteten Unterlagen richtet sich nach § 5 BbgArchivG. Sie muss vorab mit den zuständigen Ansprechpartnern terminlich vereinbart werden. Vor der Übergabe sollen die zu übergebenden Unterlagen in einem Übergabeverzeichnis (Handreichungen) erfasst werden. Das Übergabeverzeichnis ist nach Möglichkeit elektronisch unter Verwendung bereits gespeicherter Angaben zu erstellen und zusammen mit zwei in Papierform ausgefertigten Exemplaren dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv zu übergeben. Die anbietungspflichtige Stelle erhält nach erfolgter Eingangsrevision eine Empfangsbestätigung.


Ansprechpartner

Landtag, Staatskanzlei, LDA, Landesrechungshof, Ressort MIK Abt.-leiterin Frau Stahlberg       E-Mail: Tel. 0331 5674-209

Ressort MASGF, MIL

MdF, Bundesbehörden

Frau Heber

Frau Mauch

E-Mail:

Tel. 0331 5674-244

Tel. 0331 5674-221 

Ressort MWFK, MLUL Frau Seidler                                        E-Mail: Tel. 0331 5674-219
Ressort MdJEV, MBJS, MWE Frau Elias                                        E-Mail: Tel. 0331 5674-218

 

 

 

 

 

Vorbereitung der Übergabe

Die anbietungspflichtige Stelle ordnet die archivwürdigen Unterlagen in der Reihenfolge des Übergabeverzeichnisses. Metallteile an Heftern sowie Metallteile in den Unterlagen sind zu entfernen. In Stehordnern abgelegte Unterlagen sind zu entnehmen, mit einem Deckblatt (Handreichungen) und einer stabilen Unterpappe zu versehen und auf eine Abheftmechanik aufzuziehen bzw. eine Kreuzverschnürung mit Textilköperband anzubringen.


Transport der archivwürdigen Unterlagen

Das Archivgut der anbietungspflichtigen Stelle wird im Brandenburgischen Landeshauptarchiv in 14476 Potsdam-Golm, Am Mühlenberg 3 eingelagert. Zur Vorbereitung auf den Transport werden die einzelnen Akten in der Reihenfolge ihrer Nummerierung gebündelt oder verpackt. Die Bündel oder Kartons werden ebenfalls nummeriert und aufgelistet. Die Erfassung der Akten soll in elektronischer Form (Handreichungen) erfolgen.


Empfehlungen für Verpackungsmaterialien

Materialanforderungen
Das Material muss alterungsbeständig nach DIN ISO 9706 sein. Der Hersteller muss die Qualität rechtsverbindlich garantieren:

- Rohstoff: 100% gebleichte Zellulose, frei von verholzten Fasern
- ph-Wert: 8,0 9,5, säurefrei
- alkalische Pufferung (> 4% Kalziumkarbonat)
- neutral geleimt (synthetisch)
- Oberfläche glatt und radierfest
- Mappen mit Mehrfachrillung, alle 5 mm ist eine Rillung anzubringen
- Mappen aus einem Bogen
- Kartonfarbe: hell (blau/grau, grau, hellgrau)
- kein Werbeaufdruck auf der Vorderseite der Mappe


Inhalt eines Übergabeverzeichnisses

Ein Übergabeverzeichnis soll folgende Felder enthalten:

  1. Lfd. Nr.
  2. Aktenzeichen
  3. Aktentitel
  4. Inhalt
  5. Bandnummer
  6. Laufzeit von (d. H.: angelegt am)
  7. Laufzeit bis
  8. Archivsignatur

Bei der Übergabe von Personalakten sollen folgende Angaben erfasst werden:

  1. Lfd. Nr.
  2. Name
  3. Vorname
  4. Geburtsdatum
  5. Tätigkeiten (Funktion, Stellenbezeichnung, Beruf u. ä.)
  6. Bandnummer
  7. Laufzeit von
  8. Laufzeit bis
  9. Archivsignatur


Übergabe von elektronischen Unterlagen

Gemäß § 4 Abs. 7 BbgArchivG sind für maschinenlesbare Datenbestände Art und Umfang sowie die Form der Übermittlung der anzubietenden Daten vorab zwischen der anbietenden Stelle und Brandenburgischen Landeshauptarchiv festzulegen. Langzeitarchivierung bedeutet die endgültige und dauerhafte Aufbewahrung im Archiv und die Möglichkeit ihrer späteren Benutzung.


Ansprechpartnerin für das Digitale Langzeitarchiv

Abteilungsleiterin Frau Stahlberg  E-Mail: Tel. 0331 5674-209